入社目前!新入社員に本当に知ってほしいExcelの心得3ヶ条

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4月1日の入社式を目前に控え、緊張やさまざまな気持ちを抱え、そわそわしている方も多いはず。

新入社員研修では、多くの会社がマナーや仕事をする上での心構えと共に、業務で使用するExcelについても取り扱っていることと思います。しかし、実際の業務に直面したときにそれを全て活かせているかというと、必ずしもそうではないように思います。

はてなブックマークで「入社前に覚えてほしい初心者向けExcel関数」という記事をブックマークしている方が1,000名近くになっていたことからも、入社目前の若者達がみんな不安な気持ちになっていることがわかります。

そこで今回は、前回の記事に引き続き、新入社員に知っておいてもらいたいシリーズとして、業務で役立つExcel技をご紹介していきます。 (内定者フォローの最後としてこの記事を配信していただければ、新入社員のみなさんの不安を取り除く一助になります!)

 

①関数は頑張って覚えなくても良い

そもそも業務でExcelを使うときに重要なこととはなんだろうと考えたとき、「見やすい資料を作れる」「素早く作業ができる」この2つに絞られると考えます。業務で作成したデータは必ず報告や会議の資料として使われますし、その資料を作成する為にExcelスキルを活用することが必要なのです。

そのため、いくら関数を知っていても、業務の中で役立たなければ意味がありません。「あの関数なんだったかな」と思い出せないときは、究極ググれば調べればよいのです。

しかし、次に挙げる関数は覚えておくとよいでしょう。

 

②でもこの関数は覚えておいてほしい

実際に業務で使うことを想定し見ていきましょう。

セルの個数を数える関数(count・countif)

count関数は、指定した範囲内の数字の個数を返します。(下記でいう「店舗」などは文字の為カウントできません)

countif関数は、指定した範囲内の中で、検索条件に合致したものの個数を返します。下の図では”渋谷”と文字で指定していますが、文字列の入ったセルを指定することもできます。

count_

countif

全体の社員数、各店舗ごとの在籍人数、男女の数、管理職と一般社員の数等、様々な情報を数える際に活用できます。

文字列操作関数(right・left・mid)

left関数は、文字数を指定し、左端から指定した数分の文字列を返します。(例:F4セルの中身を、左から3文字取ってくる)

right関数は右端から指定した数分の文字列を返します。(例:F4セルの中身を、右から4文字取ってくる)

mid関数は、指定した位置から指定した文字数分の文字列を返します。(例:F4セルの中身を、左から5文字目のところから4文字取ってくる)

rlm

システムからエクスポートしたデータのうち、切り分けたい文字列を加工する際に役立つ関数です。上記の図の場合、携帯電話の番号はハイフンでつながれていますが、もしも11桁の数字になっていて、ハイフンを入れた状態に加工したい…そんなときにも活用できます。

参照関数(vlookup)

検索したい数値や文字列を元に、他の場所にあるデータの位置を検索し、該当した行の指定列からデータを取り出す関数です。別の表や他のシートにあるデータを参照し表示することができます。

下図ですと、「番号」に入れたNo.を検索として、左側の表(B4:D24)の3列目のデータを検索しています。検索方法は、その表に確実に設定されているものを検索するときは完全一致を選択します。(近似一致はあまり使いませんので、また別の機会にお話します。)

vl3

注意すべきことは、上の図では特に何もしていませんが、検索する範囲を設定するときに「絶対参照」というものをつけることです。(範囲を示す部分を選択しながらF4キーを押しますと、簡単に付けられます。)

この関数はビジネスシーンで頻繁に使用します。

 

③見やすい資料を作りたければ「印刷設定」を押さえるべし

見やすい資料を作ったら、その後に待っているのは「データの納品」です。これはお客様に限らず、上司や同じチームのメンバーへ送ることも含みます。納品された資料は印刷されることも多いため、出来上がった段階で印刷されたときにどのようになるのかを確認しておく必要があります。

最低限やっておきたい印刷設定

データの内容にもよりますが、基本的にA4サイズの用紙でに印刷されることを想定して設定を行います。

下記の図のようなデータであれば、[ページレイアウト]タブの内容を一通り設定します。重要なものは2点。印刷の向きと印刷用紙です。横長のデータを縦向きに印刷してしまうと見づらくなりますし、大きいからといってA3で出力されてしまうなど、想定外で起こるの印刷ストレスを予め除いておきましょう。

yokosize

次に、ページ数の設定を確認します。何も指定しない状態ですと 最後の一列・一行が次のページに行ってしまうことが稀にあります。これでは資料としては0点ですね。

設定するには、右下の表示倍率の横の[改ページプレビュー]という部分を押します。必ずこの設定を行いましょう。

insatusettei

そして、実際に印刷プレビューを見るとこのようになります。

insatu1

 

まとめ

まずExcelで重要なことは、関数をたくさん知っていることではなく、どんなことが出来るかを把握していることです。関数の名前を単語のように覚えるよりも、「この作業を進めるのにこんな関数があった気がする」と考えられるカンを身につけることが、ビジネスにおいては重要です。

ただし、最低限は覚えておいて損は無いでしょう。特に「vlookup関数ができる人=Excelができる人」と感じる方は世の中に多いです。派遣社員を受け入れる際、派遣元から提出されるスキルシートの項目にも記載されているくらいです。

また、せっかく機能を知っていても、使いこなせていなければ意味がありません。お客様や上司が納品データを印刷した際、最後の1行が切れてしまっていたら、設定をし直してもう一度印刷しなければなりません。美しいデータを納品することも、Excelスキルの一つではないでしょうか。